〜上司が部下の成長の為に必要な1on1とは〜

1on1ミーティングとは？

1on1とは、上司（マネージャー）と部下が1対1で行う、定期的な面談の事です。上司が部下の成長のために定期的に時間を割き、部下と１対１で行うミーティングのことです。年に数回行われる従来型の定期面談とは違い、1～２週間に1回、15分～30分程度、上司は1on1を通して、部下が抱えている悩みや将来的なビジョン等を理解し、部下の成長を全力でサポートすることでチーム力を高め組織を活性化させるための「組織戦略」の一つです。上司がコーチングスキルを活用して積極的に部下の話に耳を傾け、部下の課題解決と目標達成を支援することで部下の「心理的安全性」が高まり、仕事に対する「モチベーションアップ」や「早期離職の防止」にもつながります。1on1は、上司と部下の「対話型コミュニケーション」であることが特徴です。比較的フランクな雰囲気の中で、部下の自発的な発言を尊重して話し合いを行います。上司が部下のコーチ（サポーター）役として伴走型のマネジメントを行うことは、部下の成長や組織の活性化に限らず、上司自身のマネジメント力向上にも繋がります。

1on1の実施目的

部下の成長促進

部下は日々の業務を行う中で、さまざまな成功と失敗を経験しています。部下が経験したこと、考えていることを話し合い、部下の成長を促進支援することが1on1の実施目的です。上司は部下の発言を傾聴し、部下の問題解決を支援します。業務やキャリの振り返りの場を設けることで、部下は日々の業務から多くの気づきや改善を意識することができます。

部下の成長による組織力強化

1on1を通して部下が成長することで、組織のパフォーマンスが向上します。職場の雰囲気も良くなり、社員が企業に定着し、離職率を低減することも可能です。1on1によって成長した部下が管理職に昇進した後は、上司として1on1を行います。企業の継続的成長の実現も、1on1の重要な実施目的です。

なぜ1〜2週間に1回も1on1ミーティングが必要なのか？

今１on1が求められている大きな要因は、部下の成長なしではチーム力を上げることはできないからです。組織が結果を出すためにはコミュニケーションの多様化に伴い単なる「情報の共有=ホウ・レン・ソウ」だけではなく、部下が仕事にやりがいを見つけ、目標達成に向けて積極的に行動できるような「職場のコミュニケーション環境」を整備することが求められています。つまり、上司と部下がお互いのことをよく知り合う為の機会を増やし、安心して何でも話し合える信頼関係を築くことが大切です。年に一、二回の面談では、インターバルが長すぎるので、部下は当初の目標を見失い、モチベーションも続きません。また、上司も部下と情報を共有する機会が少ないと部下の仕事内容や進捗状況が分かりづらく、成長や問題を発見することができません。1on1ミーティングで、部下個人に関心を持ち続け、日々の成長を承認し、共に課題解決に向けて取り組むことで、部下が成長するだけではなく、上司もマネジメントスキルが上がることで大きく成長します。1on1ミーティングで上司と部下がスムーズにコミュニケーションを行う為には、上司がコーチングのコミュニケーションスキルを身に付けることが必要です。

部下個人が抱えている仕事やキャリア、プライベートに関する様々な不安や悩みを共感しながら聴くコーチャブルな姿勢は、部下の心身状態を健全な状態に保ち、未来に向けて目標やコミットメントを引き出すことにもなります。部下が「上司は自分のことを理解し、サポートしてくれる」「この会社は自分を成長させてくれる」実感したときに、初めてこの組織で働くことにやりがいを感じ、上司や仲間と一緒にチャレンジしようと自ら考え行動する自律型の人材育成が実現することになります。つまり1on1ミーティングは、まさに部下のやる気を引き出し行動を促し続けるコーチングの場なのです。

1on1とは？効果を最大化するコツは？

近年、社員を成長させるための方法として「1on1」を導入する企業が増えてます。1on1は社員の成長を促すマネジメント手法であり、社員一人ひとりが能力を発揮する事で、企業の継続的な成長が期待できます。1on1の意味は知っていても、1on1をどのように実施すればよいか、何を話せば良いかが分からない人も多いのではないでしょうか？今回は1on1の概要と目的から、1on1を実施する流れとポイント、効果を最大化するためのコツまでを説明します。

1on1を実施する全体の流れ・各ステップ

【STEP1】	目的の決定・共有
【STEP2】	具体的な日時・場所の決定
【STEP3】	1on1の実施・記録
【STEP4】	次回日時・場所の決定

【STEP1】目的の決定・共有

まずは、1on1を実施する目的を部下に伝えます。「1on1を実施する」だけでは部下が疑問に思う可能性もある為、1on1の実施目的をきちんと説明することが大切です。「あなたの成長の為」・「相互理解を深める為」と説明することで、部下も1on1実施の目的を理解できます。1on1は部下の為の時間であり、話すテーマは部下が決めるものです。1on1が会社に馴染むまでは、ある程度のアジェンダを準備して、話し合いの方向性を定めておくこともオススメです。1on1に適したアジェンダの例をいくつか紹介します。

• 業務を通して得られた気づきや学べること
• 業務で課題やつまずきを感じたこと
• 実現したいキャリアと実現のために努力していること

【STEP2】具体的な日時・場所の決定

次に、1on1を実施する具体的な日時・場所を決定します。

日時の決め方

1on1の日時は上司の都合だけで決定せず、必ず部下の都合を聞きましょう。お互いのスケジュールをすり合わせた上で日時を決定することが、上司と部下の信頼関係を築くために大切なポイントです。

場所の決め方

1on1を実施する場所も、部下の都合を聞いてから決めてください。場所は決まりきった場所でなくても良く、毎回同じ場所で行う必要もありません。会社の会議室やラウンジなど、1on1で話す内容によって適切な雰囲気の場所を選ぶことがオススメです。1on1の日時・場所を決定した後は、上司・部下の双方がスケジュールに組み込むことを忘れないようにしてください。後日に都合がつかなくなるケースも考えて、日程変更したい場合は必ず連絡を入れるなどのルールも決めておいてください。

【STEP3】1on1の実施・記録

決定した日時に上司と部下で1on1を実施します。ステップ1で準備したアジェンダに沿って話し合いを行います。1on1の実施では、上司はコーチングとフィードバックの手法を用い、部下から「話を聴く」スタイルをとることが大切です。その為、部下が話している時にはしっかりと傾聴し話し終わった後で上司が口を開きましょう。理想的な発言時間の割合は、部下が全体の６～７割、上司が３～４割です。また、1on1で話し合った内容は、上司・部下の双方がいつでも振り返ることができる場所に記録しましょう。1on1の記録方法としては手帳のメモや文書ソフトへの入力、クラウドツール等があります。特にクラウドツールは記録の管理や検索がしやすく異動が生じた時の情報の引き継ぎが簡単です。

【STEP4】次回日時・場所の決定

1on1の最後には、次回の1on1を行う日時・場所を決定します。1on1は部下を成長させる為だけでなく、上司と部下の信頼関係を構築する目的もある為、次回の日時は期間をあけすぎないようにします。理想は週1回、間隔を空けても３週間に１回の頻度でスケジュールを組むことです。また、1on1で話し合った内容を振り返り、部下の現状を理解することも大切です。過去に行った1on1の内容と比較することで、部下の成長を確認することができます。上司は部下の成長を発見したら、必ず部下にフィードバックし成長を実感させてください。1on1を振り返り、部下の課題が見つかった場合は、次回の1on1までに考えておくよう、部下に依頼します。成長の確認と課題の発見を繰り返す事で、部下も1on1を継続する重要性を感じます。

従来型の面談と1on1ミーティングの違い

従来の面談の場合

頻度

年に１度か2度・時間・30分～1時間程度・実施までの流れ・日程調整話し合う内容も上司が決める。

話す内容

部下の評価・話す内容は決められている・本音を話しづらい雰囲気がある年に数回の面談ではタイムラグがあり、モチベーションが続かない

結果として・・・

上司と部下の間にズレが生じる・情報の共有はできても、気持ちの共有はできない漠然としていて明確さに欠け面談後の満足度は低くお互いの信頼関係も深まらない

コミュニケーションスキル

上司部下共に、コミュニケーションがスキルアップしない

1on1ミーティングの場合

目的

部下の成長の場・部下・イメージ・プラスイメージ・信頼関係があり気軽に話せる

頻度

少なくても2週間に１回、月に2～3回程度・時間15分～30分程度

実施までの流れ

日程調整・したいことも部下が決める

話す内容

話す内容は部下が自由に決められるとことん聴いてもらえるので、安心して意見交換することができるようになる。タイムリーにフィードバックをもらえるので次への目標が明確になり、持続的にモチベーションが向上する

結果として・・・

部下や組織の課題発見の場、部下の抱えている問題を共有し一緒にとり組むことで上司と部下の間に一体感が生まれ信頼関係が深まる

コミュニケーションスキル

上司と部下、双方のコミュニケーションがスキルアップする

1on1の効果を最大化させる為の2つのコツ

1on1は上司と部下の話し合いであり、話し合いの内容が常に想定通り進むとは限りません。その為、1on1を実施する上司は、話し合いに必要なスキルや部下への理解を有していることが大切です。最後に、1on1の効果を最大化させるためのコツを2つ紹介します

コーチングスキル

コーチングの基本は、傾聴です。また部下の考え方や価値観を引き出すために、適切な問いかけを行います。質問はオープンクエスチョンが望ましいです。ただ、新卒社員や異動したばかりの社員には、適度に「はい」「いいえ」で回答できるクローズドクエスチョンを織り交ぜると良いです。

フィードバックスキル

フィードバックは、上司と部下の考え方などの違いを埋めるために行います。時には上司が部下に対し、部下にとって耳の痛いことを伝える事もあります。厳しいフィードバックを行う事は、上司にとっても気持ちの良い物ではありませんが、部下の成長を促進するためには、必要なことです。上司が必要なスキルを身に付けるためには、コーチングやフィードバックの研修を受けることもオススメです。

部下一人ひとりのタイプを把握しておく

1on1で話し合いを行う部下にも、さまざまな性格や考え方・価値観の方がいます。そのため、日常の様子や業務の進め方などをよく観察し、部下一人ひとりのタイプを把握しておくことも大切です。部下のタイプを把握しておくことで、1on1における信頼関係の築き方や、部下の得意・不得意、悩みのポイント等が理解しやすくなります。

書籍・本

出典：1on1マネジメント

この本「1on1マネジメント」は1on1を行うマネジャー向けに書かれた本ですが、1on1の価値や 基本理念について体系立てて整理されていますので、これから1on1ミーティングを導入する人事の方にとって、1on1の全体像をつかむ為に有効な一冊です。

出典：ヤフーの1on1

この本「ヤフーの1on1」は、1on1ミーティングを実際に行う上司の方にピッタリな本です。
1on1ミーティングについて学ぶ上できっと多くの方が思うのが、「実際の1on1ミーティングを実施しているところを見てみたい」という事でしょう。1on1ミーティングは、時には部下のプライベートな悩みにも踏み込む事がある為、とても秘匿性の高い物です。なかなか外部の人間が見学できるようなものでもありません。

しかしこの本では、1on1ミーティングの実践例を漫画にて紹介しています。文章で1on1ミーティングのポイントを列挙されるより、漫画を通じ実際の1on1ミーティングの様子についてわかりやすく学ぶ事ができます。特に学ぶべきことが多い点としては、上司の方が陥りがちなコミュニケーションの失敗例についても紹介している事です。例えば部下に十分に話をしてもらう前に部下の話をさえぎり持論を述べたり、積極的な傾聴の姿勢を示さず、パソコン作業をしながら話を聞いてしまったりなど、よくありがちなコミュニケーションの失敗例について学ぶ事が出来ます。

さらに、実際に1on1を運用する上で出てくるリアルな疑問についても、筆者がヤフーで実践してきた経験から、しっかりと解説・回答しています。また、「1on1に時間を奪われて自分の仕事が終わりません」という質問に対しては、「上司の仕事は部下の活躍の舞台を整えること」と解説した上で、「上司にとってこれ以上重要な仕事はない」とバッサリと解説している一冊です。時には厳しく1on1ミーティングの実践について的確なヒントを得る事ができます。実践を重視するマネジャーの方にオススメの一冊です。

まとめ